Firmanın başlıklı kâğıdına, sirkülerde imza yetkisi olan kişilerin imzalayacağı şirket yazısı (Bu yazıda firmadaki görevi, seyahat tarihi ve seyahat amacı belirtilmelidir),
Firmanın imza sirküleri fotokopisi,
Firmanın ticaret odası, sanayi odası veya esnaf derneklerinden alacağı faaliyet belgesi fotokopisi (Alınış tarihi 6 Aydan eski olmamalıdır),
Firmanın vergi levhası fotokopisi (Güncel olan, eski değil),
Firmanın Ticari sicil Gazete fotokopisi,
Sigorta işe giriş bildirgesi fotokopisi (İşe giriş tarihi bir seneden yakın ise http://app.sgk.gov.tr/SigortaliHizmet/amp/  adresinden indireceği ssk prim hizmet çizelgesi gereklidir),